Política VivayCo S.A.S

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE VIVAYCO S.A.S

VIVAYCO S.A.S., Sociedad por Acciones Simplificada de carácter privado, identificada con NIT 900.387.581-3, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, referidas a la Protección de Datos Personales que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, presenta a conocimiento de los titulares de la información su Política de Privacidad y Manejo de Datos personales. En esa medida, el tratamiento de los datos personales está sujeto a las normas vigentes en la República de Colombia sobre Protección de Datos Personales las cuales constituyen el marco regulatorio sobre el cual VIVAYCO S.A.S. (en adelante VIVAYCO), realiza sus procesos y adelanta sus actividades. Igualmente, VIVAYCO informa que ha conservado, en bases de datos desde algunos años, datos personales de clientes, colaboradores, anunciantes, aliados estratégicos, proveedores, entre otros. En consecuencia y para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables ya enunciadas y para brindar una mejor atención a nuestros clientes, colaboradores, proveedores, aliados estratégicos, entre otros, en su calidad de titulares de la información (en adelante el USUARIO o USUARIOS), VIVAYCO se permite informar los términos y condiciones de tratamiento en calidad de responsable y encargado de los datos personales, su política de privacidad, así como los procedimientos establecidos para que el USUARIO pueda ejercer los derechos señalados en la normatividad aplicable a la materia. Así mismo, informamos que la administración de toda la información y las obligaciones a favor de VIVAYCO ha sido delegada en COVINOC S.A., empresa colombiana identificada con NIT 860.028.462-1, con domicilio en la ciudad de Bogotá DC, quien actúa en calidad de Encargado del tratamiento de la Información.

Uso de la información personal:

Como parte de las actividades de cobranza, recuperación de cartera, actualización de datos, reporte a Operadores de Información, contacto a clientes y usuarios, así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de nuestros USUARIOS, y en general, para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por VIVAYCO, será requerida la entrega de diferentes datos personales acordes con las finalidades expuestas en esta política, tales como pero sin limitarse: nombre, dirección, edad, así como otra información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica e información específica en torno a referencias condiciones económicas del Usuario en su calidad de deudor de las carteras propias o administradas por VIVAYCO, así como otra información relevante para facilitar el ejercicio de las actividades propias del desarrollo del objeto social de VIVAYCO.

Finalidades del tratamiento de la información:

La información del USUARIO se requiere para ser recopilada, usada, procesada, compartida, e incorporada en la base de datos de VIVAYCO, directamente o a través de su administrador, y en general se le dará tratamiento con el fin de:

1. Llevar controles de asistencia a las instalaciones de VIVAYCO o de su administrador;
2. Prestar de manera adecuada los servicios contratados con VIVAYCO;
3. Ser contactado para renovaciones, negociaciones, ofrecimiento de servicios, ser informado e invitado a participar en eventos, capacitaciones, obtención de beneficios.
4. Enviar información de carácter comercial, promocional o invitaciones de VIVAYCO, directamente o a través de su administrador o sus aliados estratégicos, o sus carteras administradas.
5. Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre los servicios de VIVAYCO;
6. Evaluar la calidad de los servicios;
7. Recopilar información del USUARIO respecto de carteras propias o administradas.
8. Actualizar los datos personales de USUARIOS, a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas y de referenciación de terceras personas.
9. Realizar consulta y reportes de las obligaciones vigentes o en mora de su cartera a los Operadores de Información legalmente establecidas;
10. Realizar actividades de cobranza, recuperación de cartera, georeferenciación, estudios estadísticos de comportamiento crediticio, ubicación de deudores a través de interpretación e interacción de datos de diversas fuentes;
11. Enviar información sobre actividades desarrolladas por VIVAYCO o envío de información que se considere de interés.
12. Hacer estudios de crédito del USUARIO;
13. Ser contactado para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones propias o administradas, informando sobre el estado de su obligación e invitándolo a la normalización de su obligación;
14. Actualizar las bases de datos de VIVAYCO para el logro de un proceso de cobranza efectivo de la cartera propia.
15. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran;
16. Compartirla con terceros que colaboran con VIVAYCO y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como, proveedores del servicio de call y contact center, proveedores del servicio de mensajería, proveedores del servicio de facturación, entidades a nombre de las cuales se realiza la administración integral del Portafolio de Cartera, y se realizan gestiones de cobranza y recuperación de cartera, profesionales del derecho que colaboran con VIVAYCO en el desarrollo de su objeto social. En todo caso, estos terceros estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta VIVAYCO con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.
17. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a los Operadores de Información

Así mismo, el USUARIO del dato conoce y acepta que todos sus datos podrán ser utilizados para promocionar, promover, enviar, elaborar, remitir, procesar, y de manera general, llevar a cabo concursos o jornadas de carácter publicitario de VIVAYCO, de sus aliados o vinculados, respecto a cartera propia o administrada, a través del envío de e-mail, mensajes de texto, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación vigente o que se desarrolle posteriormente.

Seguridad, filmaciones y comunicaciones:

VIVAYCO dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, realizará grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de VIVAYCO. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos de VIVAYCO de un máximo de 5 años para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción, salvo que deba conservarlos para efecto de dar cumplimiento a normas vigentes o deberes contractuales. Igualmente VIVAYCO hará uso de las tecnologías de la información para la remisión de diversas comunicaciones tales como el envío de extractos de cuenta, certificaciones, comunicaciones de interés y avisos de reporte a los Operadores de Información. VIVAYCO como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus clientes y USUARIOS la página web www.covinoc.com en la cual podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de VIVAYCO, sus clientes o sus familias. En esa medida VIVAYCO se compromete a revisar cuidadosamente la información de tal forma que de ninguna manera se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de ninguna de las personas que podrán aparecer en las publicaciones. VIVAYCO informa que la información es entregada en forma voluntaria, consiente y bajo responsabilidad del USUARIO. La entrega de información por parte de los USUARIOS en cualquier forma, no trasmite a VIVAYCO la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del USUARIO y si incluye cualquier tipo de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de referencias, el USUARIO tendrá que asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de su titular, de tal manera que VIVAYCO no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque si se reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad. De otra parte, VIVAYCO está comprometida para efectuar un adecuado uso y tratamiento de los datos personales de los USUARIOS, con el fin de evitar al máximo el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos de VIVAYCO. VIVAYCO cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. En el caso que el USUARIO suministre algún tipo de información a través del portal o internet, el mismo es consciente que conoce y acepta que ninguna transmisión por internet es absolutamente segura, ni puede garantizarse dicho extremo, por lo tanto, asume y conoce que eventualmente podrá generarse un riesgo de vulnerabilidad ajeno a VIVAYCO. Por su parte, es entendido que el USUARIO manifiesta que ha implementado los controles de seguridad necesarios, en sus equipos y redes privadas para su navegación hacia el portal de Covinoc o para el envío de correos electrónicos a direcciones de VIVAYCO. Así mismo, VIVAYCO cuenta con los mecanismos de seguridad acorde con los servicios que ofrece; no obstante lo anterior, VIVAYCO no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso fraudulento por parte de terceros a la base de datos y por alguna falla técnica en el funcionamiento que sobrepasen las actividades desarrolladas con la diligencia debida.

Tratamiento:

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados. VIVAYCO podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países. De igual forma, VIVAYCO se encuentra comprometida con la confidencialidad y el manejo apropiado de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en nuestra legislación vigente.

Datos de menores:

De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, VIVAYCO respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información. Así mismo, VIVAYCO realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
b) Respeto de sus derechos fundamentales.

En esa medida VIVAYCO garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de VIVAYCO puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Datos sensibles:

Esta información personal se incluye en una categoría especial por estar relacionada con datos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, condiciones de desplazamiento o calamidad y datos biométricos. En caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de las actividades adelantadas por VIVAYCO, los USUARIOS deberán otorgar su autorización expresa, la cual deberá hacerse siempre de manera libre y voluntaria. VIVAYCO acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; sin embargo, tales respuestas no podrán ser omitidas cuando los datos que se están requiriendo vayan a ser utilizados en la labor de cobranza dentro del marco legalmente permitido.

Terceros y la información personal:

Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, VIVAYCO, para la adecuada prestación de sus servicios y adelantamiento de actividades de cobranza, y de recuperación de cartera acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a USUARIOS, clientes y titulares de las obligaciones crediticias. Para el desarrollo de las funciones de apoyo a las actividades de VIVAYCO tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal de la mantenida en sus bases de datos. En tal caso, VIVAYCO se encuentra comprometido a que: 1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por VIVAYCO en sus procesos; 2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta políticas; 3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Derechos de los Usuarios y su ejercicio:

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012, los USUARIOS, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
3. Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, VIVAYCO podrá cobrar al USUARIO los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Para que el USUARIO ejerza sus derechos podrá contactarse a VIVAYCO a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente a la siguiente dirección Calle 19 No. 7-48 Piso 2° de la ciudad de Bogotá, o al correo electrónicoVIVAYCO.pqrs@covinoc.com La comunicación referida deberá contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para efectos de garantizar la oportuna y efectiva respuesta, acompañada de una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el USUARIO busca ejercer sus derechos; así mismo, en el evento de no actuar directamente, el interesado deberá acreditar formalmente la calidad en que actúa. VIVAYCO, directamente o por medio de su administrador, dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Es de anotar que mientras el USUARIO de la información aparezca como deudor de obligaciones de VIVAYCO, la información será mantenida y el USUARIO carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos acorde en lo establecido en la ley. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a la cancelación total y efectiva de la obligación y/o a finalizada la relación legal o contractual, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de VIVAYCO, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus clientes o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.

Información proveniente de terceros:

VIVAYCO en desarrollo de su objeto social realiza la gestión necesaria para la recuperación de la cartera adquirida a terceros, en estos casos VIVAYCO ha recibido tal información de terceros, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para las finalidades para la cual es entregada a VIVAYCO. En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, VIVAYCO hará sus mejores esfuerzos por realizar el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes y porque se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario, sin embargo, en tales casos VIVAYCO, no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgados ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

Revelación de la información:

El USUARIO, con la aceptación de la presente política de privacidad, declara conocer que VIVAYCO, puede suministrar esta información a sus filiales y a las entidades judiciales o administrativas y demás entidades del Estado que en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información.

Veracidad y cambios en la información suministrada:

La información compartida con VIVAYCO debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad. Toda modificación en la Información suministrada a la entidad deberá ser notificada a VIVAYCO dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeren a la modificación de los datos, a través del canal dispuesto para el efecto.

Modificaciones a las políticas:

VIVAYCO se reserva el derecho de modificar la Política de Privacidad de la Información de carácter personal en cualquier momento y de manera unilateral. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los USUARIOS de la información o sus representantes podrán solicitar a VIVAYCO el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con VIVAYCO. El uso permanente de los servicios con VIVAYCO o no desvinculación de los mismos por el USUARIO después de la notificación de la nueva política de privacidad constituye la aceptación de la misma por parte del mismo.

Ley y jurisdicción:

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de VIVAYCO y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: Julio 26 de 2013.